TUGAS ORGANISASI

NAMA KELOMPOK : ANDRE FAHRIZAL(11114110)

                                           ANWAR MUSADAT(11114448)

                                          ARIZAL PRIAMBUDI(11114656)

                                           BAGUS ALAMSYAH(11114983)

                                      

UNIVERSITAS GUNADARMA

Ruang Lingkup Manajemen Produksi   PT. Indofood Sukses Makmur, Tbk

1.1.1   Struktur Organisasi

 Gambar 1 Struktur Organisasi PT. Indofood Sukses Makmur, Tbk

1.1.2   Job Description

Pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi sesuai dengan fungsinya yaitu sebagai berikut:

1)            Manajer Umum (General Manager)

Manejer utama mempunyai wewenang tertinggi perusahaan yang bertanggung jawab atas berlangsungnya segala kegiatan perusahaan meliputi memimpin mengatur, membimbing dan mengarahkan organisasi perusahaan, dimana kegiatan tersebut untuk mencapai prestasi yang tinggi dalam menghasilkan produk-produk berkualitas dengan jaminan sistem mutu yang selalu terjaga dan dilaksanakan secara konsisten.

2)            Manajer Pabrik (Factory Manager)

Manajer pabrik bertugas dan bertanggung jawab dalam mengatur dan mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan produksi dan mengambil tindakan untuk kelancaran jalannya proses produksi. Selain itu manajer pabrik memiliki tugas dan tanggung jawab: (1) Merencanakan, mengkoordinasi, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan manufacturing yang meliputi PPIC, produksi, teknik purchasing dan gudang untuk memperlancar proses pencapaian sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. (2) meningkatkan usaha dalam bidang peningkatan mutu produk, produktifitas kerja dan pengendalian biaya operasional secara kontinu. (3) Mengatur dan mengendalikan proses manufacturing sesuai dengan standar yang ditentukan.

• Supervisor Produksi (Production Supervisor)

Supervisor produksi bertugas menyempurnakan organisasi, prosedur dan sistem kerja guna pencapaian dalam semua aspek. Menyediakan kebutuhan sarana dan fasilitas kerja sesuai dengan persyaratan.

• Manajer Teknik (Manager Technical)

Bertugas merencanakan, mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan teknik sehingga dapat menjamin kelancaran operasional mesin produksi dan sarana penunjang. Membuat perencanaan kerja yang diselaraskan dengan tujuan manajemen khususnya dalam kegiatan yang menyangkut teknik. Menjaga pelaksanaan perawatan dan perbaikan mesin.

• Manajer Gudang (Warehouse Manager)

Manajer gudang bertugas merencanakan dan mengendalikan kegiatan pergudangan, sehingga tercapai tujuan utamanya, diantaranya keamanan, keakurasian jumlah dan kebutuhan barang yang dikelola, dengan melaksanakan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan manajemen. Menerapkan prosedur kerja, termasuk syarat-syarat, keselamatan dan kesehatan kerja (K3) untuk menjaga dan memelihara semua aset perusahaan berupa aset tetap atau aset tidak tetap. Menjaga kelancaran dan pelaksanaan semua kegiatan arus transaksi barang melalui penentuan tata letak gudang serta penunjang tenaga pelaksana, agar tercapai pemanfaatan fasilitas dan optimalisasi tenaga kerja.

• Supervisor PPIC

Supervisor ini bertugas merencanakan jadwal produksi dan mengendalikan pengadaan bahan baku (Raw Material)/RM dan barang jadi (Finish Good)/FG. Merencanakan kedatangan RM untuk menunjang kelancaran proses produksi sesuai jadwal yang telah dibuat. Membuat jadwal produksi berdasarkan Confirmed Weekly Order (CWO) yang diterima. Memantau tingkat persediaan dari gudang RM maupun FG sehingga standard dan persediaan penyangga tetap terjaga.

3)             Manajer Pengembangan dan Pengawasan Mutu Produk (Branch Process Development and Quality Manager)

Manajer PDQC bertugas dan bertanggung jawab dalam memeriksa bahan baku, bahan tambahan, produk jadi, dan bahan pengemas. Mengawasi analisa kualitas produksi, bertanggung jawab atas kelengkapan laboratorium untuk analisa dan pengembangan produk. Selain itu BPDQC bertugas dan bertanggung jawab: (1) Mengendalikan semua kegiatan departemen PDQC dalam aspek proses pengendalian mutu untuk menjamin kelangsungan aktifitas perusahaan. (2) Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan GLP dan Kalibrasi di laboratorium serta GNP dan HACCP diproses produksi. (3) Mengendalikan semua kegiatan pengendalian mutu pada proses awal pengawasan mutu dan hasil pengawasan serta pengembangan produk. (4) Mengatur dan merencanakan kerja, kebutuhan kerja tenaga kerja, alat bantu dan fasilitas kerja selama masih dalam batas-batas standar baku yang diselaraskan dengan rencana manajemen. (5) Menilai/mengevaluasi kerja staff departemen PDQC.

1. Supervisor Pengawasan Mutu Proses (Quality Control Process Spv)

Supervisor pengawasan mutu proses bertugas membantu BPDQC dalam hal sistem pengendalian mutu proses produksi. Memantau & mengendalikan kualitas proses produksi dan produk jadi, sesuai standar mutu yang ditetapkan. Memantau pekerjaan QC Process Spv & bagian administrasi. Melakuaka perbaikan mutu dan cost peralatan untuk kebutuhan analisis.

1. Supervisor Pengawasan Mutu Bahan Baku/Produk Jadi (Quality control Raw Material/Finished Good Spv)

Supervisor pengawasan mutu bahan baku/produk jadi bertugas membantu BPDQC dalam hal pengendalian mutu RM & FG serta pengembangan proses produksi. Melakukan pengawasan secara langsung terhadap proses Incoming Quality Control (IQC), Outgoing Quality Control (OQC) yang meliputi koordinasi QC Field RM & FG serta pelaksanaan penerbitan hasil analisa IQC dan OQC sehingga aktivitas kerja bisa berjalan lancar. Melakukan koordinasi tugas IQ RM & FG, OQC RM & FG serta mengembangkan proses. Menjaga kelancaran tugas penerimaan RM/FG dan OQC RM/FG. Mengawasi pelaksaan GMP HACCP dan SOP pada pergudangan. Mewakili BPDQC jika tidak ada. Memantau, mengevaluasi standar mutu yang telah ditetapkan.

4)            Manajer Keuangan (Finance and Accounting Manager)

Manajer keuangan bertugas dan bertanggung jawab merencanakan, menyiapkan budget dan planning (AOP) untuk menentukan tujuan yang harus dicapai. Memonitor kegiatan operasional dalam hal aspek financial supaya sejalan dengan AOP. Menandatangani bank instrument (Cek, transfer bank) sesuai dengan batasan yang ditetapkan perusahaan. Verifikasi setiaap pengeluaran biaya ataupun pembelian aset dan penggunaan dana lainnya sesuai dengan batasan yang ditetapkan oleh perusahaan. Menetapkan pelasanaan sistem dan prosedur yang berkaitan dengan keuangan.

5)                 Manajer Personalia (Branch Personnerl Manager)

Manajer personalia memiliki fungsi merencanakan, mengkordinir, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan kepersonaliaan yang meliputi hubungan industrial, administrasi kepegawaian, keamanan, kehumasan, dan pelayanan umum untuk mendukung proses pencapain tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Selain itu manajer personalia memiliki tugas dan tanggung jawab menciptakan hubungan industrial yang harmonis untuk mencapai ketenangan industrial (ketenangan kerja dan ketenangan usaha) dilingkungan perusahaan. Menyelenggarakan syarat-syarat dan kondisi kerja dalam rangka mewujudkan hak dan kewajiban karyawan dan administrasi kepegawaian secara tepat sebagai syarat untuk meningktkan produktifitas kerja yang optimal. Memberikan dukungan dan pelayanan kepada seluruh pihak agar dapat mencapai standar kerja secara optimal. Membuat analisa pengembangan organisasi secara berkala dan secara aktif ikut mendukung kegiatan-kegiatan pengembangan mutu/Total Quality Management (TQM). Turut serta melaksanakan program HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point).

6)            Manajer Pemasaran (Areaa Sales and Promotion Manager)

Manajer pemasaran memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mengkoordinir distribusi produk ke daerah pemasaran, melakukan tugas penjualan dan permintaan produk, menyiapkan rencana penjualan dan permintaan produk, merencanakan dan membuat rancangan promosi, serta membuat rencana penjualan dan permintaan produk.

7)            Purcashing Office

Purchasing memiliki tugas dan wewenang dalam menetapkan dan memelihara prosedur pembelian untuk mengendalikan aktifitas pembelian, mengesahkan dokumen pembelian sebelum dokumen dikirim ke pemasok dan memilih serta mengevaluasi pemasok yang telah ditetapkan.

1.1.3   Masalah yang Sering Timbul

Perusahaan memerlukan dana untuk keperluan operasi dan investasi. Berbagai pertimbangan perlu diperhatikan dalam memenuhi dana tersebut antara lain biaya modal resiko yang mungkin dihadapi apabila dana tersebut ditarik dari hutang jangka panjang atau menerbitkan saham biasa. Pada umumnya perusahaan cenderung untuk menggunakan modal sendiri untuk modal permanen, sedangkan modal asing yaitu modal yang berasal dari kreditur dan merupakan hutang bagi perusahaan.

                Pada aspek struktur modal, berdasarkan agency cost model, perusahaan yang memiliki struktur modal lebih banyak melibatkan modal asing (dari kreditur), maka akan lebih intensif pula pengawasan yang dilakukan oleh kreditur terhadap manajemen. Relevansi struktur modal dalam pembahasan agency problems disebabkan karena agency problems tidak hanya timbul antara manajer dengan pihak pemegang saham melainkan juga bisa timbul antara pihak pemegang saham dengan pihak kreditor, walaupun tidak sekuat dalam hal perhatian yang diberikan oleh para ahli dan peneliti di bidang manajemen keuangan.(bambang sugeng,2009:40)

                Untuk menentukan struktur modal yang optimum, digunakan konsep cost of capital. Dengan perhitungan cost of capital hutang obligasi, cost of capital emisi saham baru, cost of capital saham biasa, cost of capital laba ditahan, dan weighted average cost of capital. Dan struktur modal yang optimum tercapai apabila biaya modal rata-rata tertimbang adalah rendah. Karena biaya modal ini berhubungan dengan profitabilitas, maka pada saat struktur modal optimum diperhitungkan pula tingkat profitabilitas dengan cara ROA dan ROE. (Ninik Suprihati,2003).

                Jika keadaan ini terus bertahan, dan tidak segera di benahi maka akan membahayakan bagi kelangsungan hidup perusahaan tersebut. Dengan tingginya tingkat hutang yang dimiliki oleh perusahaan maka akan menyebabkan struktur modal yang dimiliki oleh perusahaan tersebut juga akan semakin tinggi, sehingga akan membuat menurunya nilai perusahaan di mata para investor. (Riyanto,2001: 28).

1.1.4   PENYELESAIANNYA

Setiap tahunnya PT Indofood Sukses Makmur Tbk harus mengendalikan biaya promosi agar biaya promosi yang di keluarkan untuk promosi produk tidak mengeluarkan biaya yang terlalu banyak yang menjadi pemborosan perusahaan dan supaya tingkat penjualan tidak menurun.

PT Indofood Sukses Makmur Tbk harus melakukan pendistribusian yang sesuai dengan target pasar, produk yang yang dihasilkanpun harus memenuhi dengan minat konsumen. Jika distribusi tidak sesuai dengan target pasar maka barang yang diproduksi kurang mendapat minat dari konsumen.

Melihat produk dari perusahaan yang menjadi pesaing perusahaan dengan melakukan riset terhadap pasar. Menambah unggulan-unggulan terhadap produk yang akan dipasarkan, memperhatikan kualitas produk yang ingin dipasarkan, melihat kebutuhan dari konsumen dan perusahaan melakukan gebrakan yang menjadi daya tarik konsumen terhadap produk yang dipasarkan.

Jika dari biaya promosi, biaya distribusi, serta strategi-strategi yang menjadi modal perusahaan dapat berjalan baik dan sesuai dengan apa yang diinginkan, perusahaan tidak akan mengalami penurunan disetiap tahun.

PERTANYAAN

1.    Menurut anda planing jangka panjang agar perusaan mendapatkan laba?

                Apabila EPS perusahaan tinggi, akan semakin banyak investor yang mau membeli saham tersebut sehingga menyebabkan harga saham akan tinggi. Makin tinggi nilai EPS akan menggembirakan pemegang saham karena semakin besar laba yang akan disediakan untuk pemegang saham. Earning Per Share (EPS) merupakan perbandingan antara pendapatan yang dihasilkan (laba bersih) dan jumlah saham yang beredaraba bersih perusahaan, dimana harga saham sebuah emiten dibandingkan dengan laba bersih yang dihasilkan oleh emiten tersebut dalam satu tahun. Karena yang menjadi fokus perhitungannya adalah laba bersih yang telah dihasilkan perusahaan, maka dengan mengetahui PER sebuah emiten, kita bisa mengetahui apakah harga sebuah saham tergolong wajar atau tidak secara real dan bukannya secara future atau perkiraan. PER rendah disebabkan oleh laba per saham yang relative tinggi dibandingkan dengan harga sahamnya sehingga, tingkat returnnya lebih baik dan payback periode nya lebih singkat. - Return On Assets (ROA) ROA adalah salah satu bentuk dari rasio profitabilitas yang mengukur kemampuan perusahaan dalam memanfaatkan aktivanya untuk memperoleh laba

2.    Contoh lain dari permasalahan yang tadi kalian jelaskan dan solusi yang lebih baik ?

• tingkat diversifikasi indofood lebih menguntungkan karena dengan efektif dan efisiensi dalam hal biaya dan kinerja manajement
• keunggulan bersaing generic secara umum>> menawarkan produk dengan harga yang lebih murah,laba cenderung stabil dan merata jika salah satu group jatuh bisa ditutupi dengan dengan laba group lain.
• implementasi pengendalian >> dilakukan pengendalian atas setiap group dimana struktur organisasi fungsional berperan disini,perlu adanya insentif untuk karyawan,dan SDM yang memadai untuk menghasilkan output kinerja yang berkualitas dan tentunya rotasi jabatan agarterhindar dari perselisihan antar divisi.

3.    Cara mengatur planning yang sesuai dengan tujuanya adalah?

Yaitu controling di dalam perusahaan ini terdat controling yang mengatur perusahan

1. Supervisor Pengawasan Mutu Proses (Quality Control Process Spv)

Supervisor pengawasan mutu proses bertugas membantu BPDQC dalam hal sistem pengendalian mutu proses produksi. Memantau & mengendalikan kualitas proses produksi dan produk jadi, sesuai standar mutu yang ditetapkan. Memantau pekerjaan QC Process Spv & bagian administrasi. Melakuaka perbaikan mutu dan costperalatan untuk kebutuhan analisis.

2.       Supervisor Pengawasan Mutu Bahan Baku/Produk Jadi (Quality control Raw Material/Finished Good Spv)

Supervisor pengawasan mutu bahan baku/produk jadi bertugas membantu BPDQC dalam hal pengendalian mutu RM & FG serta pengembangan proses produksi. Melakukan pengawasan secara langsung terhadap proses Incoming Quality Control (IQC), Outgoing Quality Control (OQC) yang meliputi koordinasi QC Field RM & FG serta pelaksanaan penerbitan hasil analisa IQC dan OQC sehingga aktivitas kerja bisa berjalan lancar. Melakukan koordinasi tugas IQ RM & FG, OQC RM & FG serta mengembangkan proses. Menjaga kelancaran tugas penerimaan RM/FG dan OQC RM/FG. Mengawasi pelaksaan GMP HACCP dan SOP pada pergudangan. Mewakili BPDQC jika tidak ada. Memantau, mengevaluasi standar mutu yang telah ditetapkan.

4.  Bagaimana cara manage untuk tetap menggunakan pertanian lokal bukan dengan beli pertanian luar negeri?

Dengan cara meningkatkan keanekaragaman kosumsi pangan.Kita tahu bahwa indonesia merupakan negara yang kaya akan sumber alam, tetapi coba kita teliti, apakah warga indonesia sudah sejahtera? Tentu jawabanya tidak, karena masih banyak rakyat yang tidak mendapatkan penghidupan yang layak. Di indonesia , pemerintah sudah banyak melakukan kebijakan untuk mengatasi masalah pangan. Kita adalah negara besar dengan banyak sumber daya alam yang sangat banyak mengapa kita harus mengekspor selagi sumber daya alam yang kita miliki itu sangat luas dan tidak terbatas nilainya

5. Sebutkan contoh sistem controling dari perusaan indofood ini?

Ada dua sitem controling yang ada di perusahaan ini yaitu:

1.       Supervisor Pengawasan Mutu Proses (Quality Control Process Spv)

Supervisor pengawasan mutu proses bertugas membantu BPDQC dalam hal sistem pengendalian mutu proses produksi. Memantau & mengendalikan kualitas proses produksi dan produk jadi, sesuai standar mutu yang ditetapkan. Memantau pekerjaan QC Process Spv & bagian administrasi. Melakuaka perbaikan mutu dan costperalatan untuk kebutuhan analisis.

2.       Supervisor Pengawasan Mutu Bahan Baku/Produk Jadi (Quality control Raw Material/Finished Good Spv)

Supervisor pengawasan mutu bahan baku/produk jadi bertugas membantu BPDQC dalam hal pengendalian mutu RM & FG serta pengembangan proses produksi. Melakukan pengawasan secara langsung terhadap proses Incoming Quality Control (IQC), Outgoing Quality Control (OQC) yang meliputi koordinasi QC Field RM & FG serta pelaksanaan penerbitan hasil analisa IQC dan OQC sehingga aktivitas kerja bisa berjalan lancar. Melakukan koordinasi tugas IQ RM & FG, OQC RM & FG serta mengembangkan proses. Menjaga kelancaran tugas penerimaan RM/FG dan OQC RM/FG. Mengawasi pelaksaan GMP HACCP dan SOP pada pergudangan. Mewakili BPDQC jika tidak ada. Memantau, mengevaluasi standar mutu yang telah ditetapkan.